Datenschutz

Datenschutzerklärung für Insurancebot

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie Ihre persönlichen Daten erfasst, verwendet und geschützt werden, wenn Sie unsere Website besuchen oder unsere Dienste nutzen. Vertragsbezogene Datenschutzerklärungen erhalten Sie im Zuge der Beratung beziehungsweise Vermittlung.

​​

1. Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer Daten ist:

Versicherungsagentur Moser Bernhard

Frax 509, A-6232 Münster

T: 0043 664 22 17 9 17

E: bernhard.moser@versicherung-moser.at

​

Nachfolgend findest du eine vollständige, DSGVO-konforme Datenschutzerklärung für deine WhatsApp Business App InsuranceBot. Sie ist speziell auf deinen beschriebenen Funktionsumfang zugeschnitten (KI, DOCSIGN, CRM, Webhooks, PostgreSQL).

​

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der DSGVO.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung eines automatisierten Versicherungs-Intake-Services über WhatsApp sowie zur anschließenden Angebotserstellung, Beratung und Vertragsabwicklung.

​

3. Beschreibung des Dienstes

„InsuranceBot“ ist ein KI-gestützter Chatbot, der über die WhatsApp Business API bereitgestellt wird.
Er dient der strukturierten Erfassung von Versicherungsanfragen und der Weiterleitung an interne Systeme sowie externe Dienstleister.

Die Kommunikation erfolgt automatisiert und kann durch menschliche Berater ergänzt werden.

​

4. Verarbeitete personenbezogene Daten

Im Rahmen der Nutzung werden folgende Daten erhoben und verarbeitet:

Pflichtangaben

• Vorname

• Nachname

• Geburtsdatum

• Postleitzahl und Ort

• Versicherungsinteresse (z. B. KFZ, Haftpflicht)

Technische und Kommunikationsdaten

• Telefonnummer (WhatsApp-ID)

• Chatverlauf (inkl. Zeitstempel)

• Nachrichteninhalte

• Statusinformationen (z. B. Bearbeitungsstatus)

Optional

• E-Mail-Adresse

• gewünschte Rückrufzeit

• weitere freiwillige Angaben

5. Zweck der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Durchführung des Versicherungs-Intake-Prozesses

• Automatisierte und manuelle Kundenberatung

• Erstellung und Weiterleitung von Angeboten

• Vertragsanbahnung

• Erstellung digitaler Signaturprozesse (DOCSIGN)

• Dokumentation und Qualitätssicherung

• Betrugsprävention und Systemsicherheit

6. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (bei optionalen Angaben)

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse (z. B. Systembetrieb, Sicherheit)

7. Einsatz von WhatsApp

Die Kommunikation erfolgt über die Plattform:

• WhatsApp (bereitgestellt durch Meta Platforms Inc.)

Dabei werden Daten an Server außerhalb der EU übertragen (insbesondere USA).

Bitte beachten:

• WhatsApp verarbeitet Daten eigenverantwortlich

• Es gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp

8. Einsatz von KI (OpenAI)

Zur Analyse und Strukturierung von Nutzereingaben verwenden wir KI-Technologie von:

• OpenAI

Verarbeitete Inhalte:

• Chatnachrichten (auszugsweise)

• Kontextinformationen zur Anfrage

Zweck:

• Datenextraktion (Name, Geburtsdatum etc.)

• Verbesserung der Dialogqualität

Hinweis:

• Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung im rechtlichen Sinne

• Ein Fallback-System ohne KI ist vorhanden

9. Weitergabe an Dritte

CRM-System

Die erfassten Daten werden an ein internes CRM-System übermittelt zur:

• Lead-Verarbeitung

• Kundenverwaltung

• Beratung

DOCSIGN (digitale Signatur)

Für Vertragsprozesse nutzen wir:

• DOCSIGN (interner Signaturdienst)

Dabei werden übermittelt:

• Name

• Kontaktdaten

• Vertragsdaten

Weitere Empfänger

• IT-Dienstleister (Hosting, Datenbank)

• Kommunikationsanbieter (WhatsApp API)

Alle Dienstleister sind vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet.

10. Datenübertragung in Drittländer

Eine Datenübertragung in Länder außerhalb der EU (z. B. USA) kann erfolgen durch:

• WhatsApp (Meta)

• OpenAI

Diese erfolgt auf Basis von:

• EU-Standardvertragsklauseln (SCC)

• Angemessenheitsbeschlüssen (sofern vorhanden)

11. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:

• Chatdaten: i. d. R. bis zu 12 Monate

• Vertragsdaten: gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

• technische Logs: kurzfristig zur Systemsicherheit

​

12. Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein:

• Verschlüsselte Datenübertragung (HTTPS)

• Zugriffsbeschränkungen

• HMAC-Signaturprüfung bei Webhooks

• Datenbank-Persistenz mit Zugriffskontrolle

13. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO statt.

Der Chatbot dient lediglich der Datenerfassung und Vorqualifizierung.

​

14. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

• Löschung (Art. 17 DSGVO)

• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

15. Widerruf der Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

16. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzbehörde zu beschweren.

In Österreich z. B. bei der:

• Österreichische Datenschutzbehörde

​

17. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung der erforderlichen Daten ist notwendig für:

• die Bearbeitung Ihrer Anfrage

• die Erstellung eines Versicherungsangebots

Ohne diese Daten kann der Service nicht vollständig genutzt werden.

​

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, insbesondere bei:

• technischen Änderungen

• rechtlichen Anforderungen

• Erweiterung des Funktionsumfang

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzrichtlinie nach eigenem Ermessen von Zeit zu Zeit überarbeiten, die auf der Website veröffentlichte Version ist immer aktuell (siehe Angabe zum „Stand“). Wir bitten Sie, diese Datenschutzrichtlinie regelmäßig auf Änderungen zu überprüfen. Bei wesentlichen Änderungen werden wir einen Hinweis dazu auf unserer Website veröffentlichen. Wenn Sie die Dienste nach erfolgter Benachrichtigung über Änderungen auf unsere Website weiter nutzen, gilt dies als Ihre Bestätigung und Zustimmung zu den Änderungen der Datenschutzrichtlinie und Ihr Einverständnis an die Bedingungen dieser Änderungen gebunden zu sein.​

​

Kontakt

Wenn Sie Fragen oder Bedenken hinsichtlich dieser Datenschutzerklärung haben, kontaktieren Sie uns bitte unter unseren Kontaktdaten.

​

Stand: 2026/04